Conditions générales d’utilisation du service applicables au 30 mars 2020

PREAMBULE

NUMEN SERVICES est une société française reconnue sur le marché français et européen et spécialisée dans la gestion de documents (entrants, circulants et sortants), sous forme papier ou numérique. NUMEN SERVICES développe et commercialise des plateformes de gestion documentaires, d’extraction de données et des services de BPO complexes dont les domaines précités
Dans le cadre de son activité professionnelle, le Client souhaite bénéficier de la mise à disposition de la solution DOXTREEM et de services associés proposés par NUMEN SERVICES.

Le Client reconnaît avoir disposé des informations et de la compétence nécessaires pour vérifier que la solution DOXTREEM et les services associés objets des présentes lui permettront d’obtenir les résultats qu’il envisage. A cette fin, NUMEN SERVICES met notamment à disposition sur son extranet de la documentation sur la Solution et les Services associés. En outre, le Client peut, préalablement à l’acceptation du Contrat demander à NUMEN SERVICES toute information complémentaire et/ou démonstration de la Solution et des Services associés.

Les présentes conditions générales de service DOXTREEM ont pour objet de définir les modalités selon lesquelles NUMEN SERVICES fournit au Client la Solution DOXTREEM en mode SaaS ainsi que des Services décrits dans le Bon de commande.

CECI AYANT ETE EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT
1. DEFINITIONS
Pour l’exécution des présentes, les termes et expressions identifiés par une majuscule ont la signification indiquée ci-après, qu’ils soient employés au singulier ou au pluriel :
« Anomalie bloquante » désigne toute anomalie rendant impossible l’utilisation normale de tout ou partie des fonctionnalités de la Solution.
« Anomalie majeure » désigne toute anomalie diminuant l’ergonomie, les performances ou la disponibilité des fonctionnalités de la Solution, de façon telle qu’elle affecte l’utilisation de la Solution ou l’une de ses fonctionnalités par le Client et ait une répercussion négative mais non bloquante pour l’exécution par les Utilisateurs de leurs taches.
« Anomalie mineure » désigne toute anomalie qui n’est ni majeure, ni bloquante. Elle n’entraîne qu’une simple gêne, tolérable temporairement, dans l’utilisation des fonctionnalités de la Solution.
« Client » désigne la personne physique ou morale telle que spécifiée dans le Bon de commande du Contrat qui s’engage vis-à-vis de NUMEN SERVICES en signant le Contrat.
« Contrat » désigne l’ensemble contractuel composé notamment du Bon de commande, des présentes Conditions Générales de Service ainsi que tous autres documents détaillés dans le Bon de commande.
« Date d’entrée en vigueur » désigne la date d’entrée en vigueur du Contrat telle qu’indiquée à la page de signature du Bon de commande.
« Donnée(s) » désigne toute donnée quelle que soit sa nature et sa forme et traitée par NUMEN SERVICES dans le cadre et conformément au Contrat.
« Données Personnelles » désigne les données à caractère personnel appartenant au Client.
« Heure ouvrée » désigne la période de 9-18h (UTC+1) sans interruption, du lundi au vendredi (hors jour férié et jours non ouvrés)
« Jour ouvré » désigne la période du lundi au vendredi (hors jour férié France Métropolitaine)
« Partie(s) » désigne(nt) NUMEN SERVICES et/ou le Client.
« Service » ou « Prestation » désigne les éléments décrits dans le Bon de commande et délivrés par NUMEN SERVICES dans les conditions du Contrat.
« Solution DOXTREEM » ou « Solution » désigne la solution proposée par NUMEN SERVICES qui est articulée autour :
(a) D’un paramétrage de la Solution DOXTREEM
(b) D’une mise à disposition d’un logiciel en mode externalisé « SaaS »
(c) De prestations d’hébergement et d’exploitation associées à la Solution DOXTREEM
(d) D’un support Niveau 1 et Niveau 2
(e) D’un service de Customer Success Manager
(f) D’une formation DOXTREEM
(g) De services optionnels
« Territoire » désigne l’Europe.
« Utilisateur » désigne toute personne physique habilitée par le Client pouvant avoir accès au Service.

2. DOCUMENTS CONTRACTUELS

Toute signature du Bon de commande entraine l’adhésion sans réserve des présentes conditions générales de service DOXTREEM. En cas de contradiction entre les présentes conditions générales de service DOXTREEM et tout document émanant du Client contenant ses conditions d’achat, les présentes conditions générales de service DOXTREEM prévaudraient.
Sont nulles, toutes adjonctions, ratures, modifications, ou suppressions portées aux présentes conditions générales de service DOXTREEM.

Il est clairement précisé que le Bon de commande n’est valable que pendant une période de 30 jours à compter de sa communication par NUMEN SERVICES au Client. En conséquence, sauf accord contraire entre les Parties, NUMEN SERVICES ne saurait être engagé contractuellement envers le Client si ce dernier lui retourne hors délai ledit Bon de commande signé.

Les Prestations que NUMEN SERVICES s’engage à réaliser sont précisées dans le Bon de commande. Les prestations non expressément mentionnées sont exclues du périmètre des Prestations. Dès lors, toute modification demandée par le Client en dehors du cadre fixé au Contrat, pourra faire l’objet soit d’un Devis et d’une facturation séparés régis par les présentes conditions générales, soit d’un avenant au Contrat.

3. DESCRIPTION DES SERVICES

Ces Services sont inclus dans le tarif de la prestation contractualisée par le Client et varient en fonction du choix du Client et conformément au Bon de commande du Contrat signé.

3.1 Paramétrage de la Solution DOXTREEM

Le Client doit désigner un interlocuteur unique et privilégié pendant la phase de paramétrage et de production.
Le paramétrage de la Solution DOXTREEM comprend les services suivants. Ceux-ci sont susceptibles de varier en fonction de l’offre tarifaire choisie par le Client décrite dans le Bon de commande :
– Direction Projet et Cadrage ;
– Environnement Production & Stockage ;
– Accompagnement GED collaborative (plan de classement, dashboards standards) ;
– Paramétrages profils et droits (configuration WSO2 et SSO selon formule) ;
– 1 Flux de versement vers centre de Distribution ;
– 1 Processus Workflow spécifique (dans les limites du studio de conception) ;
– Accompagnement Archivage Probatoire (SAE)
– Migration de données GED pré-existante (sur devis) ;
– Intégration API hors connecteurs modélisés (sur devis).
Ne sont pas visés les services de formation, options ou consommables.

3.2 Mise à disposition de la Solution DOXTREEM

La Solution DOXTREEM est accessible par le biais d’une connexion à distance grâce à l’adresse de connexion transmise par NUMEN SERVICES.

NUMEN SERVICES fournit au Client l’accès à la Solution via la création d’un compte utilisateur et l’attribution d’un login et un mot de passe pour chaque utilisateur interne associé au compte du Client. La combinaison du login et du mot de passe permet au Client et à ses utilisateurs d’accéder à la Solution. Le login et le mot de passe sont personnels à chaque Utilisateur. Ils valent preuve de l’identité de l’Utilisateur du Client et l’engagent sur toute utilisation faite par son intermédiaire. En conséquence, le Client, et à fortiori ses Utilisateurs, sont responsables de la conservation des logins et mots de passe. Ils supporteront les conséquences en cas d’utilisation par des tiers.

En cas de perte d’un mot de passe, le Client a la possibilité de le réinitialiser via un accès à une fonctionnalité dédiée de la Solution DOXTREEM.

La mise à disposition de la Solution DOXTREEM comprend les services suivants. Ceux-ci sont susceptibles de varier en fonction de l’offre tarifaire choisie par le Client et décrite dans le Bon de commande :
– Hosting SAAS mutualisé ISO 27001 ;
– GED Collaborative ;
– Recherche Full texte ;
– Partages Sécurisés via datarooms
– Processus / Moteur Workflow ;
– Single Sign On (SSO) via WSO2 ;
– Signatures Electroniques ;
– Flux de versement ;
– Accès aux coffres sécurisés numériques ;
– Archivage Probatoire (SAE) – NF Z42-013 ;
– Nombre utilisateurs inclus ;
– Nombre documents maxi ;
– Taille maxi stockage utile ;
– Taille maximum stockage utile ;
– Nombre de datarooms max simultanées ;
– API request / jour ;
– Sauvegarde standard – backup quotidien nocturne – 14 jours glissants.

Une maintenance corrective et évolutive à périmètre constant des Services est également comprise dans la mise à disposition de la Solution DOXTREEM. En effet, le maintien en condition opérationnelle de la Solution DOXTREEM comprend des actions de maintenance corrective et de maintenance évolutive de la part de NUMEN SERVICES.

La maintenance préventive consiste à corriger les défauts identifiés de la solution en vue de minimiser le risque de répétition des problèmes et de favoriser la maintenabilité de la solution. Le Client accepte sans réserve ces actions de maintenance préventive.

La maintenance corrective consiste à corriger les dysfonctionnements techniques identifiés et qualifiés techniquement par NUMEN SERVICES en vue de garantir le bon fonctionnement de la Solution.

La maintenance évolutive comprend la fourniture de mises à jour et de nouvelles versions de la Solution. Ces dernières sont fournies de manière automatique et systématique au Client qui les accepte sans réserve.

Selon les besoins, des ajouts spécifiques à la Solution pourraient être réalisés (implémentation de fonctionnalités dédiées). Si c’est le cas, lors d’une mise à jour de version, il est nécessaire d’effectuer la mise à jour de ces spécifiques pour qu’ils soient compatibles avec la version cible. De ce fait, à chaque nouvelle version, ces mises à jour de spécifiques feront l’objet d’un chiffrage soumis à validation du Client.

 

3.3 Support Niveau 1 – Ticket utilisateurs

Le Support Niveau 1 est destiné à répondre à toute interrogation relative à l’utilisation de la Solution DOXTREEM. Il permet en outre de consulter la documentation logicielle, d’obtenir des réponses instantanées grâce à l’utilisation d’automatismes intégrés à la solution support.

Tout dysfonctionnement peut également être remonté au Support Niveau 1 et sera pris en charge au sein de l’organisation Support en place pour la Solution DOXTREEM.

Ce premier niveau de support demeure le point de contact entre les Utilisateurs et l’assistance de la Solution DOXTREEM.
Le ticket doit contenir le plus d’éléments permettant d’analyser le plus rapidement possible ladite anomalie (des éléments de contexte, profil de la personne qui rencontre l’anomalie, le module concerné, l’heure et la date de détection de l’anomalie, récurrence de l’anomalie…). La langue utilisée pour contacter l’assistance est le français.
Le Support Niveau 1 assure le suivi de tous les tickets ouverts jusqu’à leur fermeture.

 

3.4 Support niveau 2 – Ticket de production

Le support Niveau 2 prend en charge toute anomalie ou dysfonctionnement ne pouvant être résolu par le Support Niveau 1. L’analyse du ticket est alors approfondie et un technicien apporte une solution définitive ou de contournement.
La solution établie à la suite de cette escalade est redescendue au Support Niveau 1 qui est l’interlocuteur en charge de la communication avec l’Utilisateur.

 

3.5 Customer Service Manager (CSM)

La prestation CSM assure la relation client par une équipe NUMEN SERVICES dédiée incluant :
– Un interlocuteur nominatif dédié (un nom, un visage) assurant le contact opérationnel et contractuel client tout au long de la Prestation.
– Cet interlocuteur est directement joignable par email ou par voie téléphonique par le Client pour toute question relative au pilotage de la prestation ainsi qu’au suivi contractuel et commercial.
– A minima un suivi mensuel au travers d’un échange via conférence téléphonique ou visioconférence. Cet échange a pour but de s’assurer de la bonne marche des services et partager avec le client toute axe d’amélioration ou d’ajustement de formule nécessaire au regard de l’évolution des besoins exprimés par le client ou des prestations proposées par NUMEN SERVICES.
– Enfin un nombre d’heures dédiées par mois pour assurer le pilotage de la prestation avec le Client selon la formule choisie.

L’interlocuteur CSM est le contact privilégié du client dans toutes les phases de pilotage ou d’évolution de la prestation. Il a particulièrement en charge :
– L’analyse des besoins exprimés par le Client et de leur implémentation dans la Solution DOXTREEM.
– La coordination du paramétrage des services et de l’ouverture de la Solution.
– L’analyse et l’évaluation des travaux de migration ou d’importation des Données (le cas échéant).
– Le pilotage des évolutions techniques ou contractuelles tout au long du Contrat.
– Le suivi de la facturation.
– Les éventuelles opérations de clôture du Service et de réversibilité des données en fin de Contrat.

En option selon la formule d’accompagnement CSM choisie par le client. Ce service peut inclure en sus :
– La fourniture de tableaux de bords pré-modélisés afin de partager mensuellement une vision synthétique de la prestation, de ses paramètres essentiels et de son pilotage.
– La conception et fourniture de tableaux de bords spécifiques modélisés en coopération avec le client afin de cibler un axe d’analyse ou de pilotage sur mesure.
– Une réunion sur site client trimestrielle en face à face afin de personnaliser l’accompagnement des projets et de l’évolution des besoins du Client (hors frais de mission). Cette prestation ponctuelle d’analyse et de conseil vient s’ajouter au nombre d’heures dédiées par mois selon la formule choisie.
– Un traitement prioritaire des actions tant pour la prise en charge des demandes d’évolution que pour le traitement des anomalies en cas d’incident.

Les Supports de niveau 1 et 2 et le CSM ne comprennent pas et ne doivent pas pallier :
• La formation ;
• Le paramétrage de nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux éléments (rubriques, dossiers, nouveaux champs, workflow, site…) ;
• L’intervention sur les postes de travail des utilisateurs ;
• L’installation de nouveaux composants ;
• Cette prestation n’inclut pas le déplacement sur le site du Client.

 

3.6 Formation

Le Client s’engage à disposer, pendant toute la durée du Contrat, à minima de deux Utilisateurs formés par NUMEN SERVICES à l’administration de la Solution DOXTREEM. Le Client a le devoir de former ses Utilisateurs potentiels de la Solution soit en faisant usage du pôle formation de NUMEN SERVICES, soit en organisant ses propres formations internes. Pour ce faire NUMEN SERVICES propose un pôle formation à la Solution DOXTREEM.
Le coût de cette formation dépend du nombre de participants et de la formule choisie.

 

3.7 Modules et Services Optionnels

Ces services ne sont pas inclus par défaut dans le tarif de la prestation contractualisée par le Client. Ils peuvent être sélectionnés en sus des prestations fournies. Cette liste est non exhaustive et sera amenée à évoluer.
• Espace Privé Sécurisé
o Espace privé sécurisé NUMEN ;
• Pack Jetons Consommables au choix :
o Coffres fort numériques – Nb versements ( doc =<6 pages et =<300ko) – 1 an
o Coffres fort numériques – Nb versements ( doc =<6 pages et =<300ko) – 5 ans
o Coffres fort numériques – Nb versements ( doc =<6 pages et =<300ko) – 10 ans
o Coffres fort numériques – Nb versements ( doc =<6 pages et =<300ko) – 50 ans
o Signatures Electroniques Batch cachets serveurs (hors certificat) ;
o Signatures Electroniques Interactifs Sunnystamp (certificat de signature à la volée inclus) ;
• Services de modélisations des Workflows DOXTREEM
o Pack DOXTREEM RH
o Pack DOXTREEM Clients
o Pack DOXTREEM Finance et Achats
o Pack DOXTREEM ProImmo
o Workflow Processus spécifique
o Studio de conception des Workflows.

4. ENGAGEMENT ET GARANTIE DE SERVICES

Le présent article décrit les engagements de services de NUMEN SERVICES au titre de la Solution DOXTREEM.

4.1 Taux de disponibilité de la Solution DOXTREEM – offre standard

Disponibilité de la Solution DOXTREEM : 7j/7 – 24h/24
Taux de disponibilité annuel de 98,5%.

4.2 Taux de Disponibilité de la Solution DOXTREEM – offre premium

L’offre premium n’est pas incluse par défaut. Elle peut être sélectionnée en sus dans le Bon de commande.
Disponibilité de la Solution DOXTREEM : 7j/7 – 24h/24
Taux de disponibilité annuel de 99,9%.

Si à la fin de l’année anniversaire du Contrat, la disponibilité a été inférieure à 99,9%, les pénalités seront calculées sur une base annuelle et feront l’objet d’une facturation du Client de 1% des sommes effectivement payées à NUMEN SERVICES au titre de l’année écoulée par % supplémentaire de non-disponibilité annuel de la Solution.
Le montant total des pénalités ne pourra excéder 5 % des sommes effectivement payées pour la Prestation en cause et au cours de l’année concernée par le Client.
Le paiement des pénalités fera l’objet d’une facture payable à trente (30) jours à compter de la date de réception par NUMEN SERVICES de ladite facture.

4.3 Délai de prise en compte des anomalies sur la Solution DOXTREEM

Les Anomalies bloquantes sont affectées à un intervenant dans l’Heure Ouvrée suivant leur réception par NUMEN SERVICES. Le délai de résolution est de 4 Heures Ouvrées à compter de la prise en compte de l’Anomalie bloquante.
Les Anomalies majeures sont affectées à un intervenant dans les 4 Heures Ouvrées suivant leur réception par NUMEN SERVICES. Le délai de résolution est de 8 Heures Ouvrées à compter de la prise en compte de l’Anomalie majeure.
Les Anomalies mineures sont affectées à un intervenant dans les 8 Heures Ouvrées suivant leur réception par NUMEN SERVICES. Le délai de résolution sera déterminé d’un commun accord entre les Parties.

5. CONDITIONS FINANCIERES

5.1 Prix et Conditions de facturation

Les conditions économiques et tarifaires applicables au Contrat sont précisées dans le Bon de commande.

5.2 Modalités de paiement

Le mode de paiement des factures applicable au Contrat est précisé dans le Bon de commande.

Les factures sont payables par le Client dans un délai de trente (30) jours à compter de leurs dates d’émission.
Dans l’hypothèse où le Client ne transmettrait pas un numéro de bon de commande préalablement à la facturation, son absence sur les factures ne pourra être une condition suspensive de règlement.
Toute somme due et non réglée au terme de ce délai, portera intérêt à un taux égal à trois (3) fois le taux d’intérêt légal en vigueur à compter du premier jour de retard et sans qu’un rappel ne soit nécessaire, conformément aux dispositions de l’article L.441-6 du Code de commerce.
Conformément aux dispositions de l’article D.441-5 du Code de commerce, en cas de non-paiement d’une facture à son échéance il sera également appliqué une indemnité pour frais de recouvrement de 40 euros, de plein droit. Le Client supportera enfin la charge définitive des éventuels frais engagés par NUMEN SERVICES en vue du recouvrement de sa créance (judiciaires et extrajudiciaires). Toutefois, lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, la partie créancière peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification.

5.3 Révision des prix

Les prix indiqués dans la présente Annexe sont valables pour une durée de 3 ans d’engagement et sont révisables à la date anniversaire de prise d’effet du Contrat et à partir des valeurs des indices d’origine repris ci-dessous. Les valeurs de référence servant au calcul de la revalorisation seront les dernières connues à la date de révision.

La révision des prix s’effectuera selon la formule de revalorisation des prix suivante :
Formule de revalorisation des prix : P = P0 x S/S0
P = Prix révisé
P0 = Prix de départ.
S = Nouvel indice SYNTEC
S0 = Indice SYNTEC de départ connu à la signature du Contrat
Si l’indice SYNTEC venait à disparaître, ou si la loi interdisait son utilisation pour quelque raison que ce soit, ou s’il s’avérait que leur son utilisation n’était plus appropriée, les parties se rapprocheraient et choisiraient ensemble de nouveaux indices permettant de calculer les revalorisations.
5.4 Suspension des Prestations

Nonobstant les stipulations de l’article 6.17.6 « Loi Applicable – Règlement des litiges », en cas de non-paiement d’une facture dans le délai de quinze (15) jours suivant son échéance, NUMEN SERVICES sera habilité, après mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée sans effet sous dix (10) jours à compter de son envoi au Client, à suspendre ou à limiter la réalisation de ses Services et ce, jusqu’au paiement de ladite facture et des factures antérieures demeurant impayées. Cette suspension ne pourra être considérée comme une résiliation du Contrat du fait de NUMEN SERVICES et ne vaut pas renonciation aux dommages et intérêts auxquels ce dernier pourrait prétendre du fait du non-paiement en cause.

6. CADRE JURIDIQUE

6.1 Obligation des Parties

6.1.1 Obligations générales de chaque Partie
Chaque Partie :
– exécutera de bonne foi les obligations mises à sa charge par le Contrat,
– assurera la disponibilité, la coopération et la compétence de son personnel en vue de la bonne marche du Contrat,
– fournira à l’autre Partie les informations dont elle a connaissance pouvant avoir un impact sur la bonne exécution des Services, telle que toute modification d’activité, de structure ou d’organisation susceptible d’avoir une incidence sur l’exécution des Services et à répondre de manière diligente à toute question posée par l’autre Partie.
Il est entendu entre les Parties que la collaboration dans le cadre du Contrat nécessite notamment une disponibilité des interlocuteurs.

6.1.2 Obligations de NUMEN SERVICES
NUMEN SERVICES s’engage à respecter les modalités et les délais de traitement décrits dans le Contrat, et doit s’assurer de la bonne exécution de l’ensemble des Services décrits aux présentes.
NUMEN SERVICES, en sa qualité de professionnel, est tenu, au titre d’une obligation de moyen, à une obligation de mise en garde, de conseil, d’alerte et d’assistance à l’égard du Client. A ce titre, NUMEN SERVICES alertera le Client des événements dont il a connaissance et raisonnablement susceptibles d’affecter les Services de manière conséquente.
NUMEN SERVICES s’engage à fournir au Client des Services en conformité avec la législation sociale applicable. NUMEN SERVICES s’engage également à assurer la disponibilité, la coopération et la compétence de son personnel en vue de la bonne exécution du Contrat.

6.1.3 Obligations du Client
Le Client reconnaît avoir disposé des informations et de la compétence nécessaires pour vérifier que les Services objets des présentes lui permettront d’obtenir les résultats qu’il envisage. Le Client s’engage également à formuler ses besoins de façon précise et exhaustive et le cas échéant, à acquérir pour ce faire la compétence lui permettant de dialoguer avec NUMEN SERVICES.

Le Client s’engage à disposer, pendant toute la durée du Contrat, à minima de deux Utilisateurs formés par NUMEN SERVICES à l’administration de la Solution DOXTREEM. Le Client a le devoir de former ses Utilisateurs potentiels de la Solution soit en faisant usage du pôle formation de NUMEN SERVICES, soit en organisant ses propres formations internes.

Le Client s’engage à effectuer les paiements dus au titre des Prestations exécutées par NUMEN SERVICES dans les délais définis au présent Contrat.
Le Client est seul responsable de la migration, de l’intégration, de l’exploitation, de l’interprétation et de l’emploi qu’il fait des Données.
Le Client est seul responsable de l’emploi qu’il fait des résultats à la suite de la réalisation des Services par NUMEN SERVICES.
Tout traitement, transmission, diffusion ou représentation d’informations ou données via la plateforme par le Client, sont effectués sous sa seule et entière responsabilité et dans le strict respect des dispositions légales et réglementaires ainsi qu’ordinales, à cet égard le Client déclare et garantit NUMEN SERVICES que l’ensemble des Données et/ou informations qui transitent par la plateforme y sont logées avec l’accord exprès des propriétaires desdites Données.

Le Client s’engage également à ne pas entraver ou perturber les Services de NUMEN SERVICES et à se conformer aux conditions requises, aux procédures, aux règles générales qui lui sont communiquées par NUMEN SERVICES pour la bonne mise en œuvre des Services.

6.2 Durée

Le Contrat entrera en vigueur le jour de la Date d’entrée en vigueur telle que déterminée dans le Bon de commande et pour une période initiale se terminant trois (3) ans après cette date.

A l’issue de la période initiale et hors le cas de dénonciation par l’une ou l’autre des Parties, par lettre recommandée avec accusé de réception trois (3) mois avant son terme, le Contrat se poursuivra par tacite reconduction par période d’une (1) année et pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des Parties moyennant un préavis de trois (3) mois formalisé par lettre recommandée avec accusé de réception.

Les articles « Confidentialité », « Propriété Intellectuelle », « Non-sollicitation de Personnel », et « Responsabilité » resteront en vigueur après la fin du Contrat.

6.3 Propriété Intellectuelle

6.3.1 Propriété des éléments préexistants
Chacune des Parties reste propriétaire de tous les droits dont elle était titulaire antérieurement au Contrat.
6.3.2 Propriété de la Solution DOXTREEM et droit d’utilisation
Dans le cadre des présentes, NUMEN SERVICES concède au Client un droit d’utilisation non exclusif et non cessible de la Solution DOXTREEM en mode externalisé pour la durée du Contrat. Le droit d’utilisation de la Solution, incluant tant la Solution elle-même que les fonctionnalités qui la composent, ainsi concédée comprend :
– le droit d’accéder aux éléments de la Solution et/ou à la Solution dans le cadre des Services, de les utiliser, et d’exécuter à distance tout ou partie de leurs fonctionnalités conformément à leur destination, via une connexion à un réseau de communications électroniques, le tout dans les conditions définies par le présent Contrat;
– le droit d’intégrer, de consulter ou d’extraire par l’intermédiaire de la Solution, gracieusement et sans limitation de quantité, les Données.
Les droits de propriété intellectuelle attachés à la Solution DOXTREEM et à la documentation qui l’accompagne appartiennent exclusivement à NUMEN SERVICES et ne sont aucunement transférés au Client du fait du Contrat.
Il est entendu que le présent Contrat n’opère aucun autre transfert de propriété intellectuelle de la Solution DOXTREEM, ses évolutions et développement, de NUMEN SERVICES vers le Client.
NUMEN SERVICES déclare que les droits d’auteur ainsi que tous les autres droits de propriété intellectuelle relatifs à toute nouvelle version, développement ou enrichissement de la Solution DOXTREEM, lui appartiennent exclusivement.
Le Client reconnaît et accepte que les droits d’auteur et tous les autres droits de propriété intellectuelle relatifs à la Solution DOXTREEM, aux programmes, issus du Contrat ou créés pendant son exécution, appartiennent exclusivement à NUMEN SERVICES et ne sont aucunement transférés au Client du fait du Contrat.

6.3.3 Logiciels tiers
Les licences de logiciels tiers, propriété de constructeurs tiers, sont en principes exclus du Contrat. NUMEN SERVICES n’en est ni le concepteur, ni le fabricant.

6.3.3.1 Logiciels tiers nécessaires à l’exploitation de la Solution DOXTREEM
Le Client reconnaît expressément faire l’acquisition directement et sous sa propre responsabilité des logiciels tiers nécessaires à l’exploitation de la Solution DOXTREEM (tels que l’environnement OS poste Client, navigateurs web, etc…). En outre, NUMEN SERVICES n’assure ni le support, ni la maintenance et/ou le changement de version de ces logiciels tiers. Le Client devra, pour ces services, également contracter directement avec les éditeurs tiers concernés. Ainsi, dans le cas où la maintenance logicielle fait l’objet d’un contrat avec l’éditeur, celle-ci est prise en charge financièrement par le Client.

6.3.3.2 Logiciels tiers associés à la Solution DOXTREEM
NUMEN SERVICES peut intégrer certains logiciels tiers associés dans la Solution DOXTREEM. Ces logiciels tiers associés doivent alors être utilisés exclusivement dans le cadre de l’utilisation de la Solution DOXTREEM, à l’exclusion de toute autre utilisation. En outre, les tarifs afférents sont liés aux accords passés avec les fournisseurs de ces logiciels tiers associés. Dès lors, ces tarifs sont susceptibles d’être revus en cas de modification des contrats avec lesdits fournisseurs. NUMEN SERVICES est également susceptible de les remplacer par des logiciels équivalents.

6.3.4 Jouissance paisible et atteinte aux droits de propriété intellectuelle
NUMEN SERVICES garantit qu’il dispose sans réserve des autorisations et droits de propriété intellectuelle lui permettant de fournir les Services au Client dans les conditions prévues au Contrat, et que tout ou partie des éléments composant la Solution n’est pas susceptible de porter atteinte aux droits d’un tiers. NUMEN SERVICES garantit au Client la jouissance paisible des droits concédés dans les conditions du présent article.
En cas de contrefaçon, d’usurpation, de concurrence déloyale ou, plus généralement, d’atteinte quelconque portant sur tout ou partie des éléments constitutifs et/ou composants la Solution DOXTREEM, le Client s’engage à en informer NUMEN SERVICES dans les plus brefs délais.
NUMEN SERVICES est seul juge des mesures à adopter pour faire cesser cette situation dans les plus brefs délais.
Au cas où le Client ferait l’objet d’un procès ou d’une menace précise de procès mettant ou pouvant mettre en cause de quelque manière que ce soit la Solution DOXTREEM, le Client avertira immédiatement NUMEN SERVICES. Ce dernier aura la maîtrise de toute mesure à prendre pour la défense de ses droits, et ce à ses frais, bénéfices et pertes éventuels exclusifs.

6.3.5 Limitation des droits concédés
Au titre du droit d’utilisation de la Solution DOXTREEM concédée, il est précisé au Client qu’il est notamment formellement interdit de :
– de procéder à toute forme de reproduction ou de représentation de la Solution, ou d’altérer ou masquer de quelque manière que ce soit les marques, signes distinctifs, mentions de copyright apposées sur la Solution DOXTREEM;
– d’intervenir techniquement sur la Solution DOXTREEM de quelque manière et pour quelque raison que ce soit, y compris pour en corriger les erreurs, la maintenance évolutive et corrective étant assurée par NUMEN SERVICES;
– de modifier ou chercher à contourner tout dispositif de protection de la Solution DOXTREEM ;
– d’effectuer un détournement des fonctionnalités de la Solution DOXTREEM qui aurait pour but de nuire à NUMEN SERVICES.

6.4 Sécurité des données et protection des Données Personnelles

6.4.1 Sécurité des Données
Les Données transmises par le Client à partir desquelles ce dernier peut effectuer des traitements sont réservées à son seul usage et sont protégées par les dispositions relatives à la confidentialité et à la propriété et ne peuvent être, en aucune façon, utilisées par NUMEN SERVICES autrement que pour l’exécution des présentes. NUMEN SERVICES s’engage à mettre en œuvre les moyens techniques et humains nécessaires pour se prémunir en termes de sécurisation et intégrité des Données stockées sur la plateforme. Compte tenu du caractère confidentiel de ces données, NUMEN SERVICES s’engage à ce que celles-ci soient protégées par tous systèmes de sécurité adéquats pour en assurer un niveau maximum de secret, d’intégrité et de confidentialité. A cet effet, NUMEN SERVICES garantit :
– une surveillance permanente des données ainsi que des moyens techniques qu’il utilise dans l’exécution de ses prestations et la mise à disposition de la plateforme, permettant notamment l’accès, le stockage ou l’exploitation des Données,
– la sécurité physique et logique (informatique et réseaux de communication) des Données ainsi que des moyens techniques tels que décrits ci-dessus contre les risques de divulgation, destruction, corruption, piratage, détournement de ces données par toute personne.
En outre, NUMEN SERVICES informera dans les meilleurs délais le Client de toute intrusion ou tentative d’intrusion de sa plateforme ou des Données.

6.4.2 Protection des Données Personnelles
Dans le cadre de l’exécution des Services, le Client est informé que NUMEN SERVICES aura éventuellement accès à des données à caractère personnel appartenant au Client. A cet égard, il est expressément stipulé que le Client demeure le responsable du traitement et conserve l’entière maîtrise de sa base de données, NUMEN SERVICES n’agissant qu’en qualité de sous-traitant. Les Données Personnelles du Client seront traitées conformément aux dispositions prévues au sein de l’Annexe Protection des Données Personnelles.

6.4.3 Propriété des Données et Données Personnelles du Client
Les Données et Données Personnelles du Client sont et restent la propriété du Client. NUMEN SERVICES ne possède ou n’acquiert aucun droit concernant ces Données personnelles, hormis le droit de les utiliser pour l’exécution des Services. NUMEN SERVICES ne peut d’aucune façon, directement ou indirectement, vendre, louer, transmettre, exploiter commercialement ou disposer autrement des Données personnelles du Client.

6.5 Responsabilité

Chacune des Parties est responsable vis à vis de l’autre Partie de tous dommages, pertes, coûts et frais qui seraient la conséquence d’un manquement à une ou plusieurs de leurs obligations au titre du Contrat, à l’exception des dommages indirects.
NUMEN SERVICES n’assume aucune responsabilité concernant notamment les préjudices financiers ou commerciaux indirects résultant de la mise en œuvre des Services et de l’utilisation de la Solution DOXTREEM, tels que la perte de données, le manque à gagner, l’augmentation de frais généraux, la perturbation des plannings, la perte de profit, de clientèle ou d’économie escomptée, des dysfonctionnements du fait de tiers, etc.
Le Client est seul responsable du contrôle, de la qualité, du contenu et de la précision des informations et documents qu’il transmettrait à NUMEN SERVICES en vue de la réalisation des Services.

NUMEN SERVICES, n’étant pas maître d’œuvre de la fourniture des Données, ne peut être tenu pour responsable du contenu des informations et de l’utilisation desdites Données par le Client.
NUMEN SERVICES ne pourra être tenu pour responsable en cas de dommage direct ou indirect ayant pour origine une faute, défaillance ou négligence du Client. De même, la responsabilité de NUMEN SERVICES ne pourra être engagée en cas de dommage direct ou indirect causé par le non-respect du Client des conseils et mises en garde donnés par NUMEN SERVICES dans le cadre du Contrat.

Notamment, NUMEN SERVICES ne saurait voir sa responsabilité engagée quand le dommage est lié à une omission ou une transmission d’information erronée ou incomplète du Client ou à un retard dans la transmission des informations. NUMEN SERVICES ne peut pas être tenu pour responsable des retards dus à l’indisponibilité des moyens que le Client doit fournir.
Le Client est seul redevable des frais d’équipement informatique, de connexion réseau et/ou à l’Internet et de communications locales. Le Client s’engage en outre à maintenir en bon état de fonctionnement son infrastructure informatique pendant toute la durée du Contrat.

NUMEN SERVICES ne pourra être tenu pour responsable de toute indisponibilité ou tout défaut dans l’exécution des Services causé par un problème, un défaut ou une sous-capacité du réseau téléphonique et/ou informatique géré par un tiers, ou du mauvais fonctionnement de l’installation privée du Client.
Quels que soient la nature, le fondement et les modalités de l’action engagée, la responsabilité de NUMEN SERVICES ne pourra être engagée qu’en cas de faute prouvée et est limitée au montant du Service, à l’origine de la mise en cause de la responsabilité de NUMEN SERVICES, effectivement payé par le Client et dans la limite de six (6) mois de redevance du Service.

La responsabilité de NUMEN SERVICES est expressément exclue en cas de non-exécution, d’exécution partielle ou défectueuse ou de retard, dus à tout cas de force majeure ou à un cas fortuit.
Dans tous les cas, chaque Partie s’efforcera de minimiser les dommages, dans son intérêt, comme dans celui de l’autre Partie.
La durée de prescription de toute action en réparation d’un dommage est limitée à une (1) année à compter de la survenance du dit dommage.

6.6 Assurance

NUMEN SERVICES déclare être titulaire d’une police d’assurance de responsabilité civile couvrant les risques de responsabilité civile relatifs à l’exécution du Contrat.
Le Client déclare également être titulaire d’une police d’assurance de responsabilité civile auprès d’une compagnie notoirement solvable et être à jour du paiement des primes afférentes.

6.7 Résiliation

En cas de manquement grave par l’une des Parties à l’une quelconque de ses obligations et sous réserve du respect de la procédure de règlement amiable prévue à l’Article 6.17.6 des présentes, l’autre Partie pourra résilier de plein droit par anticipation le Contrat et demander la réparation de son entier préjudice, par lettre recommandée avec accusé de réception.

6.8 Réversibilité

En cas de cessation des relations contractuelles, pour quelque cause que ce soit, NUMEN SERVICES, au choix du Client, lui restitue les Données ou les détruit. En cas de restitution, celle-ci a lieu dans un format standard du marché exploitable par le Client.
A défaut d’instruction du Client, NUMEN SERVICES s’engage à conserver les Données durant un délai de 30 jours calendaires à compter du dernier jour des relations contractuelles avant de les supprimer de manière définitive et irréversible.

6.9 Force majeure

Chacune des Parties ne pourra être tenue responsable pour un manquement à l’une des obligations mise à sa charge par le Contrat qui résulterait de la survenance d’un cas de force majeure tels que définis à l’article 1218 du Code Civil ou ceux qui sont retenus par la jurisprudence des cours et tribunaux français.
Dans tous les cas, la Partie notifiant le cas de force majeure devra faire tout ce qui est en son pouvoir pour limiter la durée et les effets de la force majeure.
En cas d’empêchement définitif ou en cas de prolongation de l’empêchement temporaire au-delà d’une période d’un (1) mois, le Contrat pourra être résilié de plein droit par lettre recommandée avec accusé de réception, sauf accord entre les Parties.

6.10 Confidentialité

Chaque Partie s’engage à considérer comme confidentielles et à ne pas utiliser, sauf pour les besoins de l’exécution du présent contrat, les informations qu’elle aura pu recueillir au sujet de l’autre Partie, de ses développements et projets, ainsi que toutes informations et documents échangés avec l’autre partie dans le cadre ou à l’occasion du présent Contrat.
Ces obligations de confidentialité et de non-utilisation seront levées dans l’hypothèse où les informations et/ou les documentations :
• qui seraient ou tomberaient dans le domaine public, sans faute de la part de la Partie les ayant reçues ;
• dont la communication serait requise en vertu de la loi ou de la réglementation ;
• qui sont préalablement détenues par l’autre Partie sans violation de la présente confidentialité ;
• dont l’une ou l’autre des Parties pourra apporter la preuve qu’elles ont été reçues de tiers sans violation de l’obligation de confidentialité ;
• dont l’une ou l’autre des Parties pourra apporter la preuve qu’elles ont été développées de façon indépendante.
Tous les collaborateurs de chaque Partie sont tenus par contrat au secret professionnel le plus absolu.
Les obligations susvisées persisteront même après l’extinction du présent contrat, quelle qu’en soit la cause, et ce pour une durée de trois (3) ans.

6.11 Audit

Le Client pourra procéder ou faire procéder, à ses frais et pas plus d’une (1) fois par an, à un audit de NUMEN SERVICES sur les conditions de réalisation des Services objet du Contrat. Cet audit pourra être effectué par les soins soit d’une structure interne du Client, soit par un cabinet extérieur.
Le Client devra aviser NUMEN SERVICES, par courrier recommandé avec accusé de réception de son intention de faire procéder à un audit, moyennant le respect d’un préavis minimum de quinze (15) jours ouvrés, à compter de la date de réception de ladite lettre par NUMEN SERVICES. En toute hypothèse, le Client s’engage à ne pas faire appel pour réaliser ledit audit à une entreprise directement ou indirectement concurrente de NUMEN SERVICES ou du Groupe NUMEN. NUMEN SERVICES aura la faculté de s’opposer au choix de l’auditeur retenu.
En outre, l’audit peut être effectué à tout moment et ne doit pas perturber le déroulement des activités de NUMEN SERVICES. NUMEN SERVICES ne pourra s’opposer à l’audit mais pourra toutefois demander qu’il soit repoussé. Dans cette hypothèse, la date de l’audit sera convenue d’un commun accord entre le Client et NUMEN SERVICES. Cette date tiendra compte des disponibilités des ressources de NUMEN SERVICES.

En tout état de cause, un plan d’audit devra être communiqué par le Client à NUMEN SERVICES qui devra le valider pour permettre au Client d’effectuer l’audit.
L’auditeur sera soumis à une stricte obligation de confidentialité vis-à-vis des Parties. A ce titre, un engagement de confidentialité sera signé par le ou les auditeurs. NUMEN SERVICES s’engage à collaborer de bonne foi avec l’auditeur et à lui fournir toutes les informations nécessaires. L’audit ne pourra excéder deux (2) jours / homme, travail préparatoire des équipes de NUMEN SERVICES inclus. Au-delà, le dépassement fera l’objet d’une évaluation financière et une facturation spécifique.
NUMEN SERVICES s’engage à permettre aux auditeurs mandatés par le Client l’accès aux informations nécessaires à leur mission, étant entendu que :
• La consultation des documents doit se faire dans les locaux de NUMEN SERVICES et est limitée à l’objet des missions imparties aux auditeurs ;
• Les informations recueillies ne peuvent être utilisées à d’autres fins que celles nécessaires à la conduite de l’audit. Aucune reproduction, totale ou partielle, des documents ne peut avoir lieu sans l’accord écrite et préalable de NUMEN SERVICES, qui ne peut s’y opposer que pour des raisons de confidentialité.

6.12 Communication

Le Client accepte à compter de la signature du Contrat que son nom et la description de son projet en termes génériques soient mentionnés auprès des clients et prospects de NUMEN SERVICES, sachant que pour toute autre opération de communication, notamment communiqué de presse, sollicitation de référence, etc., NUMEN SERVICES s’engage à obtenir l’accord préalable du Client.

6.13 Sous-traitance

NUMEN SERVICES pourra sous-traiter tout ou partie du présent contrat. NUMEN SERVICES informera le Client des éventuels sous-traitants intervenants dans le cadre du Contrat. Il est expressément convenu que le recours à des sociétés d’Intérim par NUMEN SERVICES, n’est pas assimilable à de la sous-traitance. En cas de sous-traitance, NUMEN SERVICES demeure responsable des prestations réalisées par ses sous-traitants.

6.14 Cession

NUMEN SERVICES aura la faculté de céder le contrat à une société du Groupe NUMEN après notification préalable au Client. Cette cession emportera l’ensemble des engagements souscrits par NUMEN SERVICES au présent contrat. NUMEN SERVICES informera au plus tard le Client, par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), dans un délai de trente (30) jours ouvrés avant la réalisation de ladite cession.
Le présent Contrat ne pourra en aucun cas, faire l’objet d’une cession totale ou partielle, à titre onéreux ou gracieux, par le Client, sans autorisation expresse, écrite et préalable de NUMEN SERVICES.

6.15 Règlementation sociale

Le personnel de NUMEN SERVICES affecté à l’exécution du Contrat demeurera, en toutes circonstances, placé sous l’autorité, la direction et la surveillance exclusives de NUMEN SERVICES.
NUMEN SERVICES déclare être en règle au regard de l’article L.8222-1 du Code du travail relatif à l’interdiction du travail dissimulé et de l’article L.8251-1 du même code relatif aux travailleurs étrangers.
NUMEN SERVICES s’engage à s’acquitter de l’ensemble des obligations dues en application des articles L.8222-1 et D.8222-5 du Code du travail, à première demande du Client.
NUMEN SERVICES conserve en toute circonstance son pouvoir de direction et de contrôle sur son personnel.

6.16 Non-sollicitation

Les Parties conviennent que chacun de leur collaborateur, qui aurait été directement impliqué dans l’exécution du Contrat, ne pourra faire l’objet d’une sollicitation intentionnelle de la part de l’autre Partie en vue de son recrutement, sauf accord écrit préalable de la Partie concernée. Cette interdiction de recrutement par approche directe demeurera valable douze (12) mois à compter de la fin des relations contractuelles.
Les Parties conviennent également que (i) les offres d’emploi par voie de presse ou toute sollicitation publique non destinée directement aux collaborateurs concernés ne constituent pas un acte de sollicitation directe ni intentionnelle au titre du Contrat et que (ii) la présente clause n’a pas pour objet de limiter la mobilité des collaborateurs de chacune des Parties.
En cas de non-respect des obligations nées du présent article, la Partie victime pourra prétendre à une indemnité équivalente à douze (12) mois de rémunération mensuelle brute moyenne de la personne concernée.

6.17 Divers

6.17.1 Autonomie des clauses contractuelles
Si une ou plusieurs disposition(s) du Contrat s’avérai(en)t nulle(s) ou non valide(s) et déclarée(s) telle(s) en application d’une loi, d’un règlement ou à la suite d’une décision judiciaire définitive, les autres clauses garderaient leur force et leur portée. Les Parties négocieraient alors de bonne foi et s’efforceraient de remplacer cette disposition par une clause qui, dans ses effets, se rapprocherait de l’intention initiale des Parties.

6.17.2 Indépendance des Parties
Les Parties contractantes ne pourront en aucun cas être considérées comme associées d’une entité commune quelconque.
Aucune des Parties ne pourra, en outre, sauf mandat particulier, écrit, exprès et préalable de l’autre Partie, être considérée comme représentant de l’autre Partie, et ce à quelque titre et sous quelque modalité que ce soit.

6.17.3 Domiciliation
Les Parties élisent domicile aux adresses figurant aux présentes. Tout changement d’adresse de l’une des Parties devra être notifié sans délai à l’autre Partie par lettre recommandée avec accusé de réception.

6.17.4 Titres
Il est donné un titre à chacun des articles et à certains sous-articles du présent Contrat pour des raisons de commodité. En aucun cas, ces titres ne peuvent influencer l’interprétation qui pourrait être faite desdits articles et/ou sous-articles.

6.17.5 Non-renonciation
Le fait pour l’une des Parties de ne pas se prévaloir d’un manquement de l’autre Partie à l’une quelconque de ses obligations, ne saurait être interprété à l’avenir comme une renonciation à l’obligation en cause.

6.17.6 Loi applicable – règlement des litiges
Le Contrat est régi par le droit français.
En cas de difficultés liées à l’exécution du Contrat, la Partie concernée s’engage à le notifier préalablement par lettre recommandée à l’autre Partie. Les deux Parties s’efforceront d’y apporter une solution amiable, dans un délai de trente (30) jours à compter de la réception de la lettre recommandée, sans que cela puisse conduire le Client à suspendre le règlement de tout ou partie des factures dues au titre du Contrat.
TOUT DIFFEREND NE ENTRE LES PARTIES ET RELATIF A LA FORMATION, L’EXECUTION OU LA TERMINAISON DU CONTRAT SERA DE LA COMPETENCE EXCLUSIVE DES TRIBUNAUX DE PARIS, Y COMPRIS EN CAS DE PLURALITE DE DEFENDEURS OU D’APPEL EN GARANTIE. CETTE COMPETENCE S’APPLIQUE EN CAS DE REFERE.

 

ANNEXE : PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES – DOXTREEM

ARTICLE 1 – OBJET
Dans le cadre du Contrat, et aux seules fins de réaliser les Prestations mentionnées dans le Bon de commande, NUMEN SERVICES peut avoir besoin d’accéder aux données à caractère personnel appartenant au Client. Les Données Personnelles sont listées au sein de la fiche de traitement.
Dans ce contexte, et conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée et, le Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016, la réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles, le Client doit être considéré comme le Responsable de traitement et NUMEN SERVICES comme son Sous-traitant.
Les Données Personnelles sont et demeurent la propriété exclusive du Client et doivent être traitées par NUMEN SERVICES dans les strictes conditions des présentes.
En qualité de Responsable de traitement, il appartient au Client de déterminer le périmètre, la durée et les finalités pour lesquelles les Données Personnelles seront transférées et traitées par NUMEN SERVICES, c’est-à-dire aux seules fins de réaliser les prestations du Contrat décrites dans la fiche de traitement présente dans le Bon de commande..

En outre, et pour les besoins du présent document, les termes « données à caractère personnel », « traiter/traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant » et « transférer/transfert » ont la même signification que celle qui leur est donnée dans la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée le Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 et tout texte législatif ou réglementaire ultérieur. Ces textes sont ensemble dénommés ci-après la « Réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles ». Les données à caractère personnel sont ainsi considérées comme des informations confidentielles. Chaque Partie s’engage à assurer le respect des exigences de la Règlementation applicable en matière de protection des Données Personnelles dans le cadre des Prestations, dont les dispositions du Règlement européen susvisé (RGPD).
Le présent document vise à fixer entre les Parties les conditions de traitement des Données Personnelles faisant l’objet de la sous-traitance et nécessaires à la réalisation des Prestations définies au Contrat.

ARTICLE 2 – OBLIGATIONS DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT
Le Responsable de traitement s’engage à :
 Fournir au Sous-traitant les Données Personnelles visées dans le fiche de traitement ;
 Déterminer le périmètre, la durée et les finalités pour lesquelles les Données Personnelles seront transférées et traitées par le Sous-Traitant ;
 Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des Données Personnelles par le Sous-Traitant ;
 Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par la Règlementation applicable en matière de protection des Données Personnelles ;
 Fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des Données Personnelles ;
 Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du Sous-traitant.

ARTICLE 3 – OBLIGATIONS DU SOUS-TRAITANT
3.1. Le Sous-traitant s’engage à traiter les Données Personnelles uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s), définie(s) dans la fiche de traitement, qui fait/font l’objet de la sous-traitance ;

3.2. Le Sous-traitant s’engage à traiter les Données Personnelles conformément aux instructions documentées du Responsable de traitement figurant notamment dans la fiche de traitement du présent document. Si le Sous-traitant considère qu’une instruction constitue une violation de la Règlementation applicable en matière de protection des Données Personnelles ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le Responsable de traitement.

3.3. Le Sous-traitant s’engage à garantir la confidentialité des Données Personnelles traitées dans le cadre du Contrat.

3.4. Le Sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les Données Personnelles en vertu du Contrat :
 S’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
 Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.

3.5. Le Sous-traitant s’engage à prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

3.6. Les sous-traitants autorisés au jour de la signature par le Client sont dans la fiche de traitement du présent document, qui précise notamment, pour chaque sous-traitant : la/les prestation(s) pour laquelle/lesquelles il intervient et la localisation géographique du sous-traitant.
Le Sous-traitant aura la possibilité de faire appel à tout autre sous-traitant pour mener des activités de traitement spécifiques. Le Sous-traitant informera le Responsable de traitement préalablement et par écrit de tout ajout ou remplacement de sous-traitants ultérieurs, en indiquant l’identité du sous-traitant ultérieur, les opérations de traitement concernées et les dates du contrat de sous-traitance.

Le Sous-traitant s’engage à ce que ses sous-traitants ultérieurs respectent les obligations du Contrat et s’assurera que tout sous-traitant ultérieur présentera bien des garanties suffisantes au regard des obligations à la charge du Sous-traitant fixées dans le Contrat.
Le Responsable de traitement disposera d’un délai de 30 jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter des objections. En l’absence d’objections manifestées avant l’écoulement de ce délai, le Responsable de traitement sera réputé avoir accepté le sous-traitant et le Sous-traitant sera en mesure de recourir aux services du sous-traitant ultérieur concerné par cette notification.

Si le Responsable de traitement a soulevé une objection raisonnable au nouveau sous-traitant et que les Parties n’ont pas réussi à s’entendre sur une solution dans un délai raisonnable, le Responsable de traitement disposera de la faculté de résilier le Contrat moyennant un préavis écrit de 30 jours maximum au Sous-Traitant. Pendant le délai de préavis, le Sous-Traitant s’engage à ne transférer aucune Donnée Personnelle au sous-traitant ultérieur.
Le Responsable de traitement pourra à tout moment exiger une liste à jour des sous-traitants autorisés, notamment pour s’acquitter de ses obligations au titre de la Règlementation applicable en matière de protection des données personnelles.
En tout état de cause, le Sous-traitant demeurera le seul responsable vis-à-vis du Responsable de traitement de l’exécution de l’intégralité des prestations sous-traitées, le Sous-Traitant restant garant vis-à-vis du Responsable de Traitement de la bonne exécution du Contrat.

3.7. Dans la mesure du possible, le Sous-traitant doit aider le Responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). Pour ce faire, le Sous-traitant met à la disposition du Responsable de traitement des outils sur la solution Doxtreem pour qu’il puisse, lui-même, donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées. e CSM reste à la disposition du Client pour toute question sur l’utilisation des outils mentionnés durant les horaires et jours mentionnés dans sa formule.

Lorsque les personnes concernées exercent auprès du Sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le Sous-traitant doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique précisé par le Client dans la fiche de traitement.

3.8. Le Sous-traitant notifie au Responsable de traitement toute violation de Données Personnelles dans les meilleurs délais et au maximum 3 jours ouvrables après en avoir pris connaissance et à l’adresse de courrier électronique précisée dans la fiche de traitement. Cette notification est accompagnée de toute document utile afin de permettre au Responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

3.9. Le Sous-traitant aide le Responsable de traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données à caractère personnel ainsi que pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

3.10. Mesures de sécurité
De façon générale, et dans le but de se conformer aux obligations de sécurité en matière de traitement de Données Personnelles, le Sous-traitant assure la mise en œuvre des mesures de sécurité et de confidentialité définies par la règlementation en vigueur, de manière appropriée au regard des risques présentés par le traitement.
Le Sous-traitant déclare et garantit que le site et/ou les serveurs où les Données Personnelles transmises par le Client seront temporairement stockées, jusqu’à leur suppression, bénéficient des systèmes de sécurisation les plus performants et actuels au regard de l’état de l’art, de manière à ce que le traitement réalisé réponde aux exigences de la Réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles et garantisse la protection des droits des personnes concernées, en ce compris des mesures garantissant l’absence de destruction illicite, de perte accidentelle, d’altération, de diffusion ou d’accès non autorisé – notamment lorsque le traitement comporte des transmissions de données dans un réseau – ainsi que de toute forme de traitement illicite.
Plus spécifiquement, en sa qualité de sous-traitant, le Sous-traitant s’engage envers le Responsable de traitement à mettre en œuvre l’ensemble des mesures de sécurité permettant de garantir l’intégrité des Données Personnelles, la traçabilité de l’accès, la disponibilité des Données Personnelles à tout moment et la confidentialité desdites Données Personnelles. Ces mesures doivent inclure notamment (liste non exhaustive) :
• La sécurité physique des locaux : protection contre les menaces incendie et dégâts des eaux, protection des matériels contre les pertes de services essentiels (groupes électrogènes, onduleurs, parafoudre, double adduction courant fort/courant faible, etc.), protection contre les intrusions, contrôle des accès, gestion et suivi des habilitations d’accès incluant la gestion des visiteurs, procédures d’alertes sur incidents.
• La sécurité organisationnelle : responsabilités en matière de sécurité formellement définies et affectées (déclinées par ex. à travers une PSSI), formation des personnels à la sécurité des Données Personnelles, mise en place et suivi des habilitations des accès aux systèmes d’information traitant des Données Personnelles, procédure de gestion et notification des incidents de sécurité ou des demandes contraignantes affectant les Données Personnelles, Plan de Continuité d’Activité (PCA), Plan de Secours Informatique (PSI), organisation de gestion de crise.
• La sécurité logique : durcissement des environnements informatiques, procédure de gestion des correctifs de sécurité, cloisonnement des architectures réseau (VLAN, DMZ) et filtrage (firewalls), sondes anti-intrusion, contrôle d’accès par authentification, politique de mots de passe, protection des environnements informatiques sensibles par logiciel antivirus à jour (programmes et bases de signatures virales).
• Si nécessaire, le chiffrement des Données Personnelles stockées par le Sous-traitant doit se faire conformément aux exigences actuelles de l’état de l’art en la matière (choix des procédés et des tailles de clés, gestion des secrets).
• La sécurisation des flux d’échanges des Données Personnelles (chiffrement et authentification) est requise, de manière qu’ils ne puissent être exploités par un tiers non autorisé.
• Respecter le pseudonymat des Données Personnelles fournies par le Responsable de traitement : dans l’hypothèse où le traitement confié au Sous-traitant porte sur des données pseudonymisées, le Sous-traitant s’engage à ne pas chercher à lever le pseudonymat desdites données et à signaler sans délai au responsable de traitement toute ré-identification (qu’elle soit accidentelle ou volontaire).
• La traçabilité des actions et la gestion des preuves : conservation des traces d’audit des activités sur le système informatique (accès utilisateurs, accès et actions d’administration, changements des paramètres de sécurité des systèmes, accès aux Données Personnelles, etc.), horodatage fiable des traces d’audit, durée de conservation des traces garantie (à titre indicatif 1 (un) an sauf contrainte réglementaire).
Par ailleurs, le Sous-traitant fera les meilleurs efforts pour empêcher l’introduction d’un programme malveillant ou tout autre code informatique destiné à effectuer un usage non autorisé d’un système d’information, dans les systèmes d’information du Responsable de traitement et prendra les mesures appropriées en cas de détection d’un tel code. A cet effet, le Sous-traitant réalisera les tests appropriés et s’engage à vérifier les différents composants informatiques avant de les transmettre au Responsable de traitement. Si un programme malveillant venait à être introduit, le Sous-traitant et le Responsable de traitement travailleront ensemble pour déterminer sa source et éradiquer ses conséquences.

3.11. Le Sous-traitant mettra en œuvre, sans délai, les processus de suppression des Données Personnelles stockées conformément à la fiche de traitement et à la fin du Contrat pour quelque raison que ce soit. Les opérations de suppression seront réalisées de façon à garantir la disparition complète des Données Personnelles, en ayant recours à des prestataires spécialisés ou à des outils à l’état de l’art.

3.12. Le Responsable de traitement est informé que le délégué à la protection des données du Sous-traitant est Monsieur Hanna LTEIF – service.dpo@numen.fr – 15, rue des Scillas, L2529 Howald – Luxembourg.

3.13. Le Sous-traitant déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Responsable de traitement comprenant :
 Le nom et les coordonnées du Responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le délégué à la protection des données ;
 Les catégories de traitements effectués pour le compte du Responsable de traitement ;
 Le cas échéant, les transferts de Données Personnelles vers un pays tiers ou à une organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées ;
 Dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurités techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins :
o La pseudonymisation et le chiffrement des Données Personnelles ;
o Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
o Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données Personnelles et l’accès à celles-ci dans les délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
o Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

3.14. Le Sous-traitant met à la disposition du Responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le Responsable de traitement ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits. Les audits et inspections éventuels seront effectués dans les conditions définies ci-après.

Le Responsable de traitement pourra procéder ou faire procéder, à ses frais et pas plus d’une (1) fois par an, à un audit du Sous-traitant sur les conditions de réalisation du traitement des Données Personnelles dans le cadre des Prestations du Contrat. Cet audit pourra être effectué par les soins soit d’une structure interne du Responsable de traitement, soit par un cabinet extérieur.
Le Responsable de traitement devra aviser le Sous-traitant, par courrier recommandé avec accusé de réception, de son intention de faire procéder à un audit, moyennant le respect d’un préavis minimum de dix (10) jours ouvrés, à compter de la date de réception de ladite lettre par le Sous-traitant. Le courrier ainsi adressé au Sous-traitant devra mentionner le nom du cabinet et/ou de la personne désignée pour procéder à cet audit. En toute hypothèse, le Responsable de traitement s’engage à ne pas faire appel pour réaliser ledit audit à une entreprise directement ou indirectement concurrente du Sous-traitant ou du groupe auquel appartient le Sous-traitant. Le Sous-traitant aura la faculté de s’opposer au choix de l’auditeur retenu.

L’audit peut être effectué à tout moment et ne doit pas perturber le déroulement des activités du Sous-traitant. Le Sous-traitant ne pourra s’opposer à l’audit mais pourra toutefois demander à ce qu’il soit repoussé. Cet audit ne devra pas dépasser cinq (5) jours ouvrés, travail préparatoire des équipes du Sous-traitant inclus. En cas de dépassement, la mobilisation des équipes du Sous-traitant concernées sera facturée au Responsable du traitement.
Dans tous les cas d’audit, les auditeurs devront signer un engagement de confidentialité.

De son côté, le Sous-traitant s’engage à permettre aux auditeurs mandatés par le Responsable de traitement l’accès aux informations nécessaires à leur mission, étant entendu que :
– la consultation des documents doit se faire dans les locaux du Sous-traitant et est limitée à l’objet des missions imparties aux auditeurs,
– les informations recueillies ne peuvent être utilisées à d’autres fins que celles nécessaires à la conduite de l’audit. Aucune reproduction, totale ou partielle, des documents ne peut avoir lieu sans l’accord préalable du Sous-traitant, qui ne peut s’y opposer que pour des raisons de confidentialité.

ARTICLE 4 – LISTE DES SOUS-TRAITANTS DE NUMEN SERVICES

Nom du sous-traitant Adresse Activité
OVH 2 RUE KELLERMANN
59100 ROUBAIX
2620Z : Fabrication d’ordinateurs et d’équipements périphériques
LEX PERSONA 2 RUE GUSTAVE EIFFEL 10430 ROSIERES PRES TROYES
5829C : Edition de logiciels applicatifs