Doxtreem Finance est le cœur digital documentaire de l’entreprise

‣  Dématérialisation de factures

‣  Workflow de bon à payer

‣  Collecte des pièces justificatives

‣  Signature électronique

‣  Archivage à valeur probatoire

doxtreem finance a été construit par des experts 
du métier 
Compta-Finance-Achats

A chaque transfert de responsabilité il y a un document !

Les fonctions supports ont un besoin impératif de gérer correctement ce patrimoine documentaire pour fluidifier les processus, garantir le respect de la reglementation et préserver les intérêts de l’entreprise.

Sans changer leurs outils de gestion (Comptabilité, e-procurement, gestion commerciale, …) mais en les complétant d’une gestion électronique de documents transverse. 

Pour les directions Finances, Comptabilité et Achats, la gestion électronique des documents et leur archivage à valeur probatoire est un enjeu majeur. En effet les documents entrants et sortants de ces services sont souvent porteurs des engagements de l’entreprise, des ses fournisseurs ou de ses clients, il est donc essentiel de les sécuriser et d’y accéder rapidement.

La dématérialisation est un moyen efficace pour faire des économies, stopper la multiplication des exemplaires et accélérer les processus souvent retardés par l’accès aux pièces justificatives.

doxtreem, apporte une solution tout en un en permettant la collecte (factures, autorisations de prélèvement, justificatifs, contrats, etc.), la gestion et l’archivage électronique des documents (GED & SAE), la capture l’extraction des données contenues dans les documents (OCR et text mining) et la mise en workflow pour organiser le travail.

Recentrer le personnel sur des missions à plus forte VA​ 

Automatiser les tâches administratives récurrentes et chronophages​ 

Maîtriser les coûts de traitement​ 

Réduire les délais de traitement, d’encaissement et de paiement (LME)​ 

Diminuer les coûts de stockage et copie 

Optimiser le processus de traitement de vos factures​ 

Garantir l’intégrité de vos factures 

Maîtriser les risques  

Comptabiliser plus vite, payer dans les délais

Dématérialisation des factures fournisseurs 

  •  Collecte des factures
  • Extraction des données comptables
  • Rapprochement pièces justificatives
  • Workflow de validation
  • Archivage à valeur probatoire

Lever les freins au paiement

  • Collecte des RIB et extraction des IBAN
  • Portail d’échange avec les fournisseurs
  • Signature électronique
  • Workflow de bon à payer
  • Connecteurs vos logiciels

Une PLATEFORME POUR digitaliser simplement
votre salle courrier

Quelques usages de Doxtreem Finance 

  • Enrôlement virement/prélèvement (Clients et Fournisseurs) 
  • Dématérialisation de vos factures (Clients et Fournisseurs) 
  • Validation factures/paiements 
  • Extraction de données sur pièces comptables

Pourquoi choisir Doxtreem Finance?

  • Optimisation de l’organisation de votre direction

  • Regroupement de toutes vos factures fournisseurs et clients dans doxtreem, interconnecté à vos outils métiers habituels​

  • Réduction des temps de traitements des litiges​

  • Excellence opérationnelle​

  • Simplification des tâches administratives​

  • Recentrage du personnel sur des tâches à plus forte VA ​

  • Optimisation des coûts​

  • Amélioration de la satisfaction des clients & fournisseurs​

  • Assurance de la conformité de vos factures​

  • Compliance légale et normative

DECOUVREZ NOS ARTICLES

DE LA NUMÉRISATION SIMPLE À LA « COPIE FIDÈLE »

 DE LA NUMÉRISATION SIMPLE À LA « COPIE FIDÈLE »

La numérisation simple d’un document papier n’offre au fichier électronique produit qu’une valeur de simple « copie ». Ce principe impose donc la conservation de l’original papier pendant la durée légale nécessaire. Dans ce cas, la copie numérique n’est donc intéressante que pour une utilisation au quotidien, dans une GED par exemple, mais elle ne dispense pas d’un archivage papier des originaux.

La « copie fidèle » est née réellement du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Celui-ci définit les modalités techniques pour qu’un document numérisé puisse être considéré comme une copie fiable (et donc conserver le force probante de l’original papier). Les principales exigences sont les suivantes : 

  1. Traçabilité du processus de numerisation (notamment le contexte de numerisation)
  2. Une empreinte electronique permettant de s’assurer qu’une modification soit detectable.
  3. Conservation de la copie electronique « dans des conditions propres a eviter toute alteration de sa forme ou de son contenu » (systeme d’archivage electronique respectant la norme nf z 42-013)
DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS

DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS 

La facture est un document particulier, qui porte des éléments de référence tant en termes de droit du commerce que de droit fiscal. À cet égard, elle doit être produite en deux exemplaires originaux (un exemplaire émetteur – le fournisseur – et un exemplaire destinataire – le client), et « portée » à sa contrepartie, c’est-à-dire livrée chez elle. Les 2 parties, fournisseur et client, doivent enregistrer cette facture dans leur comptabilité conformément à l’originale. Si l’originale comporte une erreur, le client doit l’enregistrer en l’état et éventuellement demander un avoir correctif.

La facture électronique bénéficie d’un contexte réglementaire favorable, avec l’article 289bis du Code Général des Impôts, modifié par l’article 17 de la Loi de Finances rectificative pour 2002, qui permet aux entreprises de transmettre des factures au moyen d’un échange de données informatisées (EDI). De plus, le décret n° 2003-659 du 18 juillet 2003 définit les modalités d’émission et de conservation des factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d’une signature électronique. Ce cadre réglementaire est mature et maintenu.

Suivre l'actualité du Groupe Numen